I Norges Roforbund skal alle være trygge. Si fra når du opplever noe som er et brudd på vårt reglement, etiske leveregler og retningslinjer. Vi ønsker å få vite om kritikkverdige forhold hos oss og er takknemlige for at du sier fra om du har opplevd eller vært vitne til uønskede hendelser, handlinger eller oppførsel. I Norges Roforbund tar vi alle varsler om kritikkverdige forhold på alvor.
Hva kan du varsle om?
Du kan si fra om hendelser eller handlinger som du selv har opplevd, har direkte kjennskap til, har oppdaget, eller har hørt om fra andre.
Eksempler på temaer du kan si fra om er underslag av penger, trakassering fra trener, mobbing fra andre utøvere, juksing i konkurranser, rasistiske utrop, diskriminerende oppførsel m.m.
Om du ønsker å lære mer om tema du kan varsle om – se NIFs temasider:
Vi ønsker det skal være lav terskel for å si fra!
I Roforbundet har vi gode rutiner for å sikre at varsling skal være trygt for den som sier fra. Vi benytter plattformen "mitt varsel" for håndtering av varslingssaker og for å sikkre anonymitet om ønskelig.
Si fra her: Mitt varsel
Informasjon til deg som ønsker å varsle
1) Hva betyr det å varsle og hvordan varsler du?
Å varsle betyr å si ifra eller advare om kritikkverdige eller ulovlige hendelser eller handlinger i ditt idrettslag, idrettsråd, særforbund eller idrettskrets.
Målet med å varsle er å si fra til en ansvarsperson som kan gjøre noe med det som er skjedd, ivareta personen(e) som eventuelt er blitt utsatt for noe kritikkverdig, og hindre at det skjer igjen.
Det er viktig at du sier ifra der hendelsen har skjedd. Det vil si at du bør si fra direkte til en ansvarsperson eller leder for den aktiviteten du er med i eller arrangement du har deltatt på.
Du kan si fra skriftlig via varslingsskjema, over telefonen eller ved personlig møte. Om du velger å si fra muntlig, anbefaler vi uansett at du selv fyller ut skjema for varsling slik at du forklarer med egne ord hva som har skjedd. Lenke til varslingsskjema finner du over.
2) Hva bør du tenke på når du varsler?
Det er viktig at du som varsler føler deg trygg. Her er noen råd og tips når du skal varsle:
- Før du skriver inn i skjema eller snakker med en ansvarsperson - Oppsummer for deg selv hva som har skjedd, hvem som er involvert og hvor det har skjedd.
- Prøv å være så konkret som mulig om det som har skjedd. Om det er flere hendelser, skill de gjerne fra hverandre og beskriv dem separat.
- Har du noen form for dokumentasjon på det som har skjedd, send dette inn med varselet. Det kan være bilder, sms, chat-meldinger, e-post, film, lydfiler m.m.
- Vet du om andre som enten har vært vitne til det som har skjedd eller opplevd lignende hendelser, inkluder gjerne navn og kontaktinformasjon til dem.
Ønsker du rådgivning om å varsle, enten i forkant eller underveis, ta kontakt med oss her: post@roing.no
3) Hva skjer når du har sendt inn varselet?
Etter at du har sendt inn et varsel, vil saken bli tildelt til en av våre saksbehandlere for varslingssaker. Du har mulighet til å kommunisere med dem gjennom hele behandlingen. Om du ikke hører noe innen 5 dager, ta gjerne kontakt med oss for å være sikker på at varselet er mottatt.
Vi mottar alle varslingssaker gjennom løsningen Mitt varsel. Når et varsel sendes inn er det vår administrator Anniken Ellingsen som er den som vil ta i mot varselet. Om du ønsker at første mottaker skal være en annen person, ta kontakt med oss over telefon.
Saksgang i en varslingssak:
I Roforbundet håndterer vi alle varsler i henhold til våre rutiner. Alle saker skal følges opp, uavhengig av om saken blir håndtert av politiet.
Det vil oppnevnes saksansvarlige som vil håndtere saken fra start til slutt. Disse har ansvar for å sikre en god saksgang og at de ulikepartene i saken blir ivaretatt underveis.
I Roforbundet bruker vi Mitt varsel. Dette er et digitalt system for behandling av varsler. Systemet er kryptert og sikrer at all informasjon som sendes inn oppbevares riktig og i henhold til krav om lagring av personsensitiv informasjon.
Prinsipper for håndtering av varslinger
- Alle varsler skal behandles på en forsvarlig måte
- Varsleren skal beskyttes mot gjengjeldelse
- Varslingssaker skal behandles fortrolig. Fortroligheten innebærer i denne sammenheng at identiteten til varsler og den/de det eventuelt er varsle om, ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken.
Saksbehandlingen bør være som følger:
- Den som har varslet skal få en bekreftelse på at et varsel er mottatt, med mindre det er varslet anonymt.
- Mottaker av varselet skal foreta nødvendige undersøkelser snarest mulig og om nødvendig innhente ytterligere informasjon fra varsleren. Det må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle hvem som skal involveres i behandlingen av saken.
- Dersom vurderingen av varselet gjør at det med sikkerhet kan konkluderes med at det ikke foreligger kritikkverdige forhold, kan saken avsluttes uten ytterligere behandling. Dette kan være situasjonen dersom et varsel må anses som sjikane eller på annen måte er avgitt for å skade den eller de varselet gjelder.
- Dersom det igangsettes nærmere undersøkelser av en sak, skal den eller de varslet gjelder gjøres kjent med varslet, hva det er varslet om og andre opplysninger som er gitt. Den eller de varselet gjelder skal få mulighet til å redegjøre for sitt syn på saken. Det skal gjøres klart at det er frivillig å svare. Unntak fra dette gjelder dersom saken er så alvorlig at det kan bli aktuelt med politianmeldelse og kunnskap om saken kan skade etterforskningen.
- Både varsler og den varselet gjelder skal orienteres skriftlig om utfallet av saken, med mindre varsler er anonym.
- Dersom utfallet av saken er at det ikke foreligger kritikkverdig forhold, skal saken avsluttes og konklusjonen skal klart fremkomme i orienteringsbrevet. Varsling til den eller de varselet gjelder kan unnlates hvis saken er avsluttet uten at disse har vært involvert.
- Dersom utfallet av saken er at det foreligger kritikkverdige forhold må det iverksettes tiltak. I NRs lov § 22A er det angitt hvilken myndighet forbundsstyret har til å iverksette tiltak.
Mer om gangen i håndtering av en sak kan du også lese om på NIF sine ressurssider om varsling. Se idrettsforbundet.no/varsling.
